Die Buchführung des Vereins

Vorbemerkung

Die Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben werden für verschiedene Zwecke benötigt.
Dies sind insbesondere die folgenden:

• Rechenschaft gegenüber der Mitgiederversammlung
• Nachweis der Mittelverwendung gegenüber den Vergabestellen öffentlicher Mittel
• Nachweis der Mittelverwendung im Interesse der Inanspruchnahme der Steuervergünstigung
• Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens / der Umsätze oder anderer Besteuerungsgrundlagen.

Buchführungsmethode

Zur kaufmännischen (sog. "doppelten") Buchführung sind zunächst einmal nur Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches verpflichtet. Vereine und Stiftungen fallen in aller Regel nicht unter den Kaufmannsbegriff. Steuerbegünstigte Kapitalgesellschaften sind auf Grund ihrer Rechtsform allerdings stets als Kaufleute anzusehen. Vereine sind daher in der Wahl ihrer Buchführungsmethoden relativ frei. Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften unmittelbar darüber, wie die Aufzeichnungen zu führen sind und wie der Jahresabschluss eines Vereins aufzustellen ist. Es ist aber nach den
Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (§ 259) erforderlich, dass die gesetzlichen Vertreter von Vereinen vor der Mitgliederversammlung Rechenschaft über Einnahmen und Ausgaben ablegen. Näheres hierzu kann (und sollte) in der Satzung festgelegt werden. Soweit es darum geht, das steuerliche Einkommen zu ermitteln, sind die hierfür maßgebenden
Bestimmungen des Einkommensteuergesetzes zu beachten, wonach die Einkünfte aus jeder Einkunftsart gesondert zu berechnen sind. Je nach Einkunftsart hat dies durch Betriebsvermögensvergleich bzw. durch Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben oder durch Ermittlung des Überschusses der Einnahmen über die Werbungskosten zu erfolgen.

Zeitraumbezogene Aufzeichnungen

Zweckmäßig ist es, die Aufzeichnungen jeweils für das Kalenderjahr zu führen und zum Jahresende einen Abschluss aufzustellen. Dies gilt auch im steuerlichen Interesse, denn wenn sich Steuerpflichten z.B. bei der Körperschaftsteuer, der Umsatzsteuer oder der Gewerbesteuer ergeben, so erfolgen die Steuerfestsetzungen auch für das jeweilige Kalenderjahr.

Aufbewahrung der Unterlagen

Alle für steuerliche Zwecke bedeutsamen Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das gilt seit einiger Zeit auch für die Buchungsbelege, für die früher eine Aufbewahrungsfrist von nur sechs Jahren galt.

Hinweise zur Buchführung und zur Erstellung des Jahresabschlusses für steuerbegünstigte Vereine

Steuerbegünstigte Körperschaften müssen nach den Bestimmungen der Abgabenordnung ordnungsmäßige Aufzeichnungen führen. Die wesentlichsten Voraussetzungen für die Ordnungsmäßigkeit sind folgende:

Die Aufzeichnungen müssen richtig sein,
die Aufzeichnungen müssen vollständig sein,
die Aufzeichnungen müssen leicht nachprüfbar sein.

Die Zuordnung zwischen Buchung und Beleg muss in beiden Richtungen eindeutig möglich sein und bereits erfolgte Buchungen müssen gegen die Möglichkeit nachträglicher Veränderung gesichert sein. Aus diesem Grund ist es z.B. nicht zulässig, die Vereinsbücher mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms auf dem PC zu führen.

Im Einzelnen müssen folgende Anforderungen erfüllt werden:

• Im Jahresabschluss müssen die Anfangs- und Endbestände von Kasse und Geldkonten angegeben werden.
• Die Anfangsbestände müssen mit den Endbeständen des Vorjahres übereinstimmen.
• Die Einnahmen müssen sinnvoll nach Einnahmearten und die Ausgaben nach Verwendungszwecken aufgegliedert sein.
• Es dürfen keine saldierten Beträge angegeben werden.
• Durchlaufende Posten sind bei den Ausgaben und Einnahmen zu benennen.
• Die Gewinnermittlung für einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat grundsätzlich gesondert zu erfolgen.
• Werden gesonderte Jahresabschlüsse für einzelne Abteilungen des Vereins erstellt, so muss es einen Gesamtabschluss geben, in dem die Ergebnisse aller Abteilungen zusammengefasst werden.

Die Angaben im Jahresabschluss müssen es dem Finanzamt ermöglichen zu beurteilen, welche Einnahmen und Ausgaben dem ideellen Bereich des Vereins, der Vermögensverwaltung bzw. dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen sind.

Muster einer Ãœberschussermittlung

Sie können sich bei der Fertigung Ihrer Einnahmen-/Ausgaben-Übersicht an dem nachstehenden Beispiel orientieren. Stellen Sie die Einnahmen und Ausgaben in möglichst aussagekräftiger Form - orientiert an Ihren tatsächlichen Verhältnissen -zusammen.

Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben

A. Ideeller Tätigkeitsbereich
Beitragseinnahmen                              _______,__
Spenden, staatliche Zuschüsse u.Ä. _______,__
Andere steuerfreie Einnahmen           _______,__ Summe: _______,__

B. Vermögensverwaltung
Einnahmen:
Zinsen und sonstige Kaptialertäge  _______,__
Miet- und Pachteinnahmen                _______,__
sonstige Erlöse                                    _______,__ Summe: _______,__
Ausgaben (Werbungskosten):
........                                                         _______,__
........                                                         _______,__ Summe: _______,__
Überschuss                                                                                  _______,__

C. Zweckbetriebe
C1. Karnevalistische Veranstaltungen
Einnahmen:
Eintrittsgelder                                        _______,__
........                                                         _______,__ Summe: _______,__
Ausgaben:
sicherheitsdienst, Sanitätsdienst     _______,__
Reisekosten                                         _______,__
Dekorationsmaterial                           _______,__
........                                                        _______,__ Summe: _______,__
Überschuss/Verlust                                                                   _______,__

C2. Sitzungsprogramm
Einnahmen:
Eintrittsgelder                                       _______,__
........                                                        _______,__ Summe: _______,__
Ausgaben:
Saalmiete                                             _______,__
Künstler                                                _______,__
........                                                       _______,__ Summe: _______,__
Überschuss/Verlust                                                                  _______,__

C3. Genehmigte Lotterien und Ausspielungen
Einnahmen:
Losverkauf                                            _______,__
Ausgaben:
Einkauf von Preisen                            _______,__
........                                                        _______,__ Summe: _______,__
Überschuss                                                                                 _______,__

D. Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
D1. Verkauf von Waren
Einnahmen:
Speisen und Getränke                       _______,__
........                                                        _______,__
........                                                        _______,__ Summe: _______,__
Ausgaben:
Wareneinkauf                                      _______,__
Personalkosten                                  _______,__
........                                                       _______,__ Summe: _______,__
Überschuss                                                                                _______,__

D2. Karnevalisitsche Veranstaltungen, die nicht
als Zweckbetriebe zu behandeln sind
Einnahmen:
Eintrittsgelder                                     _______,__
........                                                      _______,__ Summe: _______,__
Ausgaben:
Reisekosten                                       _______,__
Dekorationsmaterial                         _______,__
........                                                      _______,__ Summe: _______,__
Überschuss/Verlust                         _______,__

D3. Sonstige wirtschaftliche Betätigungen
(z.B. Banner-, T-Shirt- und Inseratwerbung, Karnevalwagenvermietung
an Nichtmitglieder sowie sämtliche geselligen Veranstaltungen)
Einnahmen:
........                                                     _______,__
........                                                     _______,__ Summe: _______,__
Ausgaben:
........                                                     _______,__
........                                                     _______,__ Summe: _______,__
Überschuss                                                                              _______,__

E. Mittelverwendung
Einnahmen aus dem ideellen Bereich (A)                         _______,__
Überschüsse aus der Vermögensverwaltung (B)            _______,__
Überschüsse/Verluste aus Zweckbetrieben (C 1.-4.)      _______,__
Überschüsse/Verluste sämtlicher steuerpflichtiger
wirtschaftlicher Geschäftsbetriebe (D 1.-4.)                       _______,__
Zwischensumme:                                                                    _______,__
Davon ab:
Ausgaben für satzungsmäße Zwecke, soweit sie nicht als
Werbungskosten oder Betriebsausgaben unter B, C, D zu
berücksichtigen waren:
........                                                                                             _______,__
........                                                                                            _______,__
........                                                                                            _______,__ zus.: _______,__
Zuführung zur Betriebsmittelrücklage                                 _______,__
Zuführung zu freien Rücklagen                                            _______,__
........                                                                                            _______,__
verbleiben                                                                                 _______,__

F. Bestandsvergleich
Bestände am 1. Januar:
Hauptkasse                                              _______,__
Portokasse                                               _______,__
Bankkonto                                                _______,__
Sparkonto                                                 _______,__
........                                                            _______,__ zus.: _______,__
Bestände am 31. Dezember:
Hauptkasse                                             _______,__
Portokasse                                              _______,__
Bankkonto                                                _______,__
Sparkonto                                                _______,__
........                                                           _______,__ zus.: _______,__
Veränderung des Bestandes:                                             _______,__

Für die Gewinnermittlung bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, deren Überschüsse als Einkünfte aus Gewerbebetrieb auzusehen sind, muss ein besonderer Vordruck verwendet werden, den Sie im Bedarfsfall beim Finanzamt erhalten.

Quelle: © 2008 Vereine und Steuern - Finanzamt für Körperschaften I